Verwaltung: 10/01/2005

10.000 A 4 Blätter gespart (2004)

Die Bezirksgemeinschaft nutzt bereits seit 4 Jahren ein prozessorientiertes Dokumentenmanagementsystem auf EDV Basis, das die gesamten internen Ansuchen (z.b. Urlaub, Aussendienste ecc.) abwickelt.

Zur Zeit sind es 13 verschiedene Arten von Ansuchen.
Dieses System, das in der Privatwirtschaft schon länger einzug gehalten hat, ermöglicht eine schnellere, transparentere und sicherere Abwicklung aller Ansuchen der Mitarbeiter, die über einen Pc oder ein Sekretariat verfügen.
Dabei werden sowohl, Privacy, Datenschutz sowie alle damit zusammenhängende Sicherheitsmassnahmen berücksichtigt.
Zudem haben autorisierte Personen jederzeit die Möglichkeit, Stichproben der Ansuchen aller Mitarbeiter zu machen.

Beispiel:
Ein Mitarbeiter stellt ein Ansuchen auf dem Pc, das dann dem Vorgesetzten geschickt wird.
Dieser erhält via e-mail davon Kenntnis.
Der Vorgesetzte hat die Möglichkeit, das Ansuchen zu genehmigen, abzulehnen oder weiterzuleiten.
Je nach Aktion des Vorgesetzten und Art des Ansuchens werden andere Abteilungen (Personalamt, Buchhaltung ecc.) über das Ansuchen je nach Kompetenz informiert.
Das geschieht alles in Echtzeit und im Hintergrund und erspart den Mitarbeitern nicht nur Papierarbeit, sondern vor allem Zeit, die für andere Aufgaben genutzt werden kann.

 

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